Oficina híbrida
Cómo planificar una oficina híbrida, paso a paso.
Cuántos puestos, cuántas salas y qué plantas necesitas de verdad. Un plan en seis pasos para hacerlo con tu equipo, y cómo se resuelve cada uno con datos reales.
Por Carles Morales, fundador de Orpheus ·
Por qué el plano no sirve
Con trabajo híbrido, el plano ya no dice cuánto espacio necesitas.
El plano cuenta un puesto por persona y todos los días llenos. En el edificio medio de Orpheus, en el pico del día, nunca pasa de dos tercios:
- 64 %
- de los puestos ocupados el día más lleno (martes)
- 45 %
- de los puestos ocupados un día medio
- 14 %
- de los puestos ocupados el viernes
Edificio medio de Orpheus: clientes con modelo híbrido, medido antes de cambiar nada.
Y cada puesto vacío se sigue pagando. Con alquiler, limpieza y energía a 28,4 €/m² al mes, un puesto cuesta unos 280 € al mes. Si el viernes solo viene el 14 %, cada persona que viene ese día cuesta unos 2.030 €.
El plan
Seis pasos, del dato a la decisión.
Puedes preparar el plan con tu equipo o con un asistente de IA. Lo que ningún plan puede inventar es el dato: cómo se usa de verdad tu oficina.
- 01
Define la decisión
Escribe la pregunta que quieres responder y quién decide: consolidar plantas, renegociar metros, abrir una sede o rediseñar una planta. Así sabes qué medir, dónde y durante cuánto tiempo.
Con Orpheus: Lo concretamos contigo en la primera conversación.
- 02
Mide el uso real
Cuenta personas por planta, zona y sala, hora a hora, todos los días laborables. Los fichajes, las reservas y las encuestas dicen quién podría venir, no quién está. Con unas semanas ya hay patrón; evita medir solo en meses atípicos, como agosto.
Con Orpheus: Sensores sin obras y sin tocar tu red. Space muestra datos desde el primer día.
- 03
Busca el pico, no la media
Dimensiona con el pico de cada día y de cada semana. La media de la jornada incluye las horas vacías y engaña. Mira qué día es el más lleno, cuánto cae el viernes y qué zonas se llenan antes que las demás.
Con Orpheus: Analytics: ritmo diario y pico de cada día, por planta y zona.
- 04
Revisa las salas por tamaño de grupo
Compara cuánta gente se reúne con la capacidad de cada sala. Si las salas de ocho se usan para dos, sobran salas grandes y faltan pequeñas y phone booths. Y cuenta las reservas que se quedan vacías.
Con Orpheus: Analytics de salas, y Meet para liberar las reuniones fantasma.
- 05
Decide puestos y plantas
Con el pico real decides cuántos puestos hacen falta y qué margen dejas para los días punta. Si hoy tienes 240 puestos y el día más lleno se ocupan 154, a ese pico le bastan 154 más el margen que decidas. Si hay días flojos, valora cerrar plantas esos días: sin clima, sin luz y sin limpieza.
Con Orpheus: Space te dice qué plantas abrir cada día, y Guide lleva a la gente a la planta con sitio.
- 06
Cambia por fases y vuelve a medir
Aplica los cambios en una planta o una sede, explica a la gente adónde ir y mide otra vez antes de extenderlo. El antes y el después es lo que convence a dirección.
Con Orpheus: Guide en recepción y en cada planta, Meet en las salas y Reports con el antes y el después.
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Checklist
Antes de llevar el plan a dirección.
- La pregunta, y quién decide.
- Unas semanas de datos de uso real, no de reservas.
- El pico por día, planta y zona.
- El uso de las salas por tamaño de grupo.
- Cuántos puestos y salas, con qué margen y qué plantas abrir cada día.
- Cómo se aplicará por fases y cómo se medirá el efecto.
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