Guia per a IT i Serveis Generals
A Microsoft 365, cada sala és una bústia amb el seu propi calendari. Així es crea, així s’ordena per edificis i així la reserva la teva gent des d’Outlook i Teams. I al final, el que el calendari no veu.
Per Carles Morales, fundador d’Orpheus ·
En resum
Una sala de reunions a Microsoft 365 és una bústia de sala. Es crea al Centre d’administració d’Exchange, a Destinatarios › Recursos › Agregar un recurso de sala. Perquè surti al cercador de sales d’Outlook ha d’estar en una llista de sales, que només es crea amb PowerShell i pot trigar fins a 24 hores a aparèixer. La gent la reserva convidant-la a la reunió, des d’Outlook o des de Teams, i la sala accepta sola si està lliure.
Posem els noms dels menús en castellà, com surten a la majoria de consoles.
Pas 1
Triga menys de cinc minuts per sala. Si en tens moltes, millor amb PowerShell.
Entra al Centre d’administració d’Exchange (admin.exchange.microsoft.com) i ves a Destinatarios › Recursos. Prem Agregar un recurso de sala.
Posa-li un nom que digui el que la gent necessita saber, per exemple «P2 · Montserrat (8)»: planta, nom i places. És el que es veu a la llibreta d’adreces, sense obrir res.
A Establecer propiedades, omple com a mínim la Capacidad i la ubicació. El cercador de sales filtra per capacitat.
A la configuració del delegat de reserva, deixa Aceptar o rechazar automáticamente convocatorias de reunión: la sala accepta sola quan està lliure. Si algú ha d’aprovar cada reserva, com a la sala de direcció, tria delegats.
Revisa-ho i prem Crear. La sala ja es pot convidar a una reunió.
El mateix amb PowerShell:
New-Mailbox -Name "P2-Montserrat" -Room -DisplayName "P2 · Montserrat (8)"
Set-Mailbox "P2-Montserrat" -ResourceCapacity 8Pas 2
Perquè el cercador de sales d’Outlook les mostri per edifici, les sales han d’estar en una llista de sales. Microsoft la recomana a partir de 100 sales o amb diversos edificis, però sense la llista el cercador pot sortir buit. Només es crea amb PowerShell:
New-DistributionGroup -Name "Seu Barcelona" -RoomList
Add-DistributionGroupMember -Identity "Seu Barcelona" -Member montserrat@latevaempresa.comEls canvis poden trigar fins a 24 hores a veure’s a Outlook. Per comprovar-ho abans, mira el cercador a l’Outlook web.
Pas 3
Són a la pestanya Reservas de la bústia, o a Set-CalendarProcessing. Aquests són els valors amb què ve.
Reservar
Cal un compte de Microsoft 365 o Exchange. A Outlook per a Mac, el botó es diu «Examinar con el Buscador de salas».
Al calendari de Teams, crea una reunió nova i afegeix-hi la sala al camp d’ubicació, o convida-la com un assistent més. Si la sala té un equip de Teams Rooms, la reunió apareix a la seva pantalla.
Amb una pantalla al costat de la porta, la sala lliure es reserva a l’instant. Com triar-la.
Problemes freqüents
Gairebé sempre hi falta la llista de sales, o la sala no hi és. També pot estar amagada de la llibreta d’adreces. Després d’afegir-la, compta fins a 24 hores.
Per defecte, el calendari de la sala només diu si està lliure o ocupada. Perquè es vegi qui l’ha reservada, dona a tothom el permís de detalls limitats i obre el calendari de la sala a Outlook com un calendari compartit:
Set-MailboxFolderPermission -Identity montserrat@latevaempresa.com:\Calendario -User Default -AccessRights LimitedDetailsLa carpeta té el nom en l’idioma de la bústia: «Calendario» en castellà, «Calendar» en anglès.
Xoca amb una altra reserva, passa de la durada màxima o de la finestra de reserva, o cau fora de l’horari si l’has limitat. La resposta de la sala sol dir-ne el motiu.
És la configuració per defecte, pensada per a la privacitat. Si vols que es vegi l’assumpte, pensa abans quins títols no s’haurien de llegir des del passadís:
Set-CalendarProcessing -Identity montserrat@latevaempresa.com -DeleteSubject $false -AddOrganizerToSubject $falseAmb els panells de Microsoft Teams, sí: demanen check-in i alliberen la sala si ningú no el fa a temps. Ve desactivat, s’activa als ajustos d’administració de cada panell, demana llicència de Teams Rooms o de dispositiu compartit i els canvis poden trigar fins a 48 hores. I depèn que algú premi el botó.
El que el calendari no veu
Segons les dades d’Orpheus del 2026, en el 18 % de les reserves no hi entra ningú: 180 hores de sala bloquejada per cada 1.000 de reservades. Un botó de check-in ajuda, però depèn que algú el premi. Si ningú no el prem, la sala s’allibera amb el grup a dins.
Meet fa servir les mateixes bústies de sala. Amb un sensor a dins, confirma la reunió quan arriba el grup, allibera la sala si no ve ningú en 10 minuts o si marxen abans, i la reserva sola si algú hi entra sense reserva. La teva gent continua reservant a Outlook i Teams.
Fonts: documentació de Microsoft sobre bústies de recursos, Set-CalendarProcessing, cercador de sales i check-in als panells de Teams (octubre del 2026).
Rep més info
Deixa’ns el teu nom i el teu correu i t’ensenyem com funcionaria Meet amb les teves bústies de sala.
Les galetes bones són a l’office. Aquestes són d’analítica de tercers, només si et sembla bé.