Guia para TI e Serviços Gerais
No Microsoft 365, cada sala é uma caixa de correio com o seu próprio calendário. Assim se cria, assim se organiza por edifícios e assim a reserva a tua equipa a partir do Outlook e do Teams. E no fim, o que o calendário não vê.
Por Carles Morales, fundador da Orpheus ·
Em resumo
Uma sala de reuniões no Microsoft 365 é uma caixa de correio de sala. Cria-se no Centro de administração do Exchange, em Destinatários › Recursos › Adicionar um recurso de sala. Para aparecer no Localizador de Salas do Outlook tem de estar numa lista de salas, que só se cria com PowerShell e pode demorar até 24 horas a aparecer. As pessoas reservam-na convidando-a para a reunião, a partir do Outlook ou do Teams, e a sala aceita sozinha se estiver livre.
Os nomes dos menus podem variar um pouco entre o português de Portugal e o do Brasil.
Passo 1
Demora menos de cinco minutos por sala. Se tiveres muitas, é melhor com PowerShell.
Entra no Centro de administração do Exchange (admin.exchange.microsoft.com) e vai a Destinatários › Recursos. Escolhe Adicionar um recurso de sala.
Dá-lhe um nome que diga o que as pessoas precisam de saber, por exemplo «P2 · Montserrat (8)»: piso, nome e lugares. É o que se vê no livro de endereços, sem abrir nada.
Em Definir propriedades, preenche pelo menos a Capacidade e a localização. O Localizador de Salas filtra por capacidade.
Nas definições dos representantes de reserva, deixa a aceitação automática dos pedidos de reunião: a sala aceita sozinha quando está livre. Se alguém tiver de aprovar cada reserva, como na sala da direção, escolhe representantes.
Revê e escolhe Criar. A sala já pode ser convidada para uma reunião.
O mesmo com PowerShell:
New-Mailbox -Name "P2-Montserrat" -Room -DisplayName "P2 · Montserrat (8)"
Set-Mailbox "P2-Montserrat" -ResourceCapacity 8Passo 2
Para o Localizador de Salas do Outlook as mostrar por edifício, as salas têm de estar numa lista de salas. A Microsoft recomenda-a a partir de 100 salas ou com vários edifícios, mas sem ela o Localizador pode aparecer vazio. Só se cria com PowerShell:
New-DistributionGroup -Name "Sede Lisboa" -RoomList
Add-DistributionGroupMember -Identity "Sede Lisboa" -Member montserrat@atuaempresa.comAs alterações podem demorar até 24 horas a ver-se no Outlook. Para confirmar antes, vê o Localizador no Outlook na Web.
Passo 3
Estão no separador Reservas da caixa de correio, ou em Set-CalendarProcessing. Estes são os valores com que vem.
Reservar
Precisa de uma conta Microsoft 365 ou Exchange. No Outlook para Mac, o botão chama-se «Procurar com o Localizador de Salas».
No calendário do Teams, cria uma reunião nova e acrescenta a sala no campo de localização, ou convida-a como mais um participante. Se a sala tiver um equipamento Teams Rooms, a reunião aparece no seu ecrã.
Com um ecrã junto à porta, a sala livre reserva-se no momento. Como escolhê-lo.
Problemas frequentes
Quase sempre falta a lista de salas, ou a sala não está nela. Também pode estar oculta do livro de endereços. Depois de a adicionar, conta até 24 horas.
Por predefinição, o calendário da sala só diz se está livre ou ocupada. Para se ver quem a reservou, dá a todos a permissão de detalhes limitados e abre o calendário da sala no Outlook como calendário partilhado:
Set-MailboxFolderPermission -Identity montserrat@atuaempresa.com:\Calendário -User Default -AccessRights LimitedDetailsA pasta tem o nome no idioma da caixa de correio: «Calendário» em português, «Calendar» em inglês.
Choca com outra reserva, passa da duração máxima ou da janela de reserva, ou fica fora do horário se o limitaste. A resposta da sala costuma dizer o motivo.
É a configuração por predefinição, pensada para a privacidade. Se quiseres que se veja o assunto, pensa antes que títulos não deviam ler-se do corredor:
Set-CalendarProcessing -Identity montserrat@atuaempresa.com -DeleteSubject $false -AddOrganizerToSubject $falseCom os painéis do Microsoft Teams, sim: pedem check-in e libertam a sala se ninguém o fizer a tempo. Vem desativado, ativa-se nas definições de administração de cada painel, exige licença do Teams Rooms ou de dispositivo partilhado e as alterações podem demorar até 48 horas. E depende de alguém carregar no botão.
O que o calendário não vê
Segundo os dados da Orpheus de 2026, em 18 % das reservas não entra ninguém: 180 horas de sala bloqueada por cada 1000 reservadas. Um botão de check-in ajuda, mas depende de alguém carregar nele. Se ninguém carregar, a sala liberta-se com o grupo lá dentro.
O Meet usa as mesmas caixas de correio de sala. Com um sensor lá dentro, confirma a reunião quando o grupo chega, liberta a sala se ninguém vier em 10 minutos ou se saírem mais cedo, e reserva-a sozinho se alguém entrar sem reserva. A tua equipa continua a reservar no Outlook e no Teams.
Fontes: documentação da Microsoft sobre caixas de correio de recursos, Set-CalendarProcessing, Localizador de Salas e check-in nos painéis do Teams (outubro de 2026).
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