Caso de cliente · Roche

Do «acho que» ao dado.

Quando uma equipa pedia mais postos ou mais salas no campus de Sant Cugat, a Roche não tinha dados para saber se eram precisos. Com a Orpheus viu que, em 30 % do tempo em que as salas estão ocupadas, lá dentro há uma só pessoa, e que o edifício funciona a 60 % de ocupação.

Quem: Gemma SánchezFacility Manager Soft Services & Workplace
Campus: Sant Cugat (Barcelona)
Salas de reuniões: Mais de 100
Com a Orpheus: Space: salas, postos e relatórios

Ler a transcrição do vídeo (em espanhol)

Pues al final, cuando gestionas espacios, siempre tienes muchos retos. Para mí, el simple hecho de no tener datos ya era el mayor reto en sí, porque al final nuestro espacio es finito y tienes que tomar la mejor decisión de para qué lo utilizo. O cuando tienes equipos que te dicen: «Pues no quepo en esta planta» o «Necesito más workstations». Al final dices: ¿qué haces? ¿Tienes razón? ¿No tienes razón? No tienes datos para contrastarlo.

También a nivel de salas de reuniones: «Ostras, es que no tenemos más salas». Dices: tengo más de 100 salas de reuniones, ¿realmente necesitamos más? Y si hacen falta más salas, ¿de qué tamaño las hago? Sin datos estás un poco perdido.

Yo, sobre todo, diría que lo más importante es que a nivel estratégico hemos dado el salto a poder tener datos para decir: mi edificio se comporta así, la ocupación de los espacios está, por ejemplo, en un 60 %, tenemos tanta capacidad de crecimiento, cuando nos lo pregunta sobre todo la dirección. Para mí es el punto más importante: elevar la conversación a no solamente «creo», o «pienso», o «aquí no cabemos», sino a «mira, te pongo sobre la mesa este dato, y es irrefutable».

Luego, también a nivel de salas de reuniones, que comentábamos antes: ahora ya tengo el dato de que el 30 % del tiempo que se ocupan mis salas hay solamente una persona. Claro, tengo un espacio colaborativo que se utiliza para trabajo individual. Entonces dices: «Ostras, no me hacen falta más salas; quizás lo que me hacen falta son más focus booths», y aprovecho mejor los espacios.

De la relación destacaría, sobre todo, que es muy cercana; además, sois muy flexibles. Muchas veces vengo con que necesito cambios o se me ocurren ideas, y me gusta mucho la dinámica que tenemos de «tengo esta idea» o «tengo este reto y no sé cómo presentarlo», y vosotros buscáis mucho entender qué es lo que necesitamos y ayudarnos a expresarlo de la mejor manera posible.

Sí, sin duda, por todo lo que he comentado antes, y en especial recomendaría Orpheus porque empresas que instalen sensores en el mercado cada vez hay más, pero para mí vosotros vais más allá de «pongo sensores, aquí tenéis vuestro dashboard»: todo este acompañamiento que hacéis a nivel de informes, a nivel de poder explicar cómo se comportan los espacios, para mí marca la diferencia.

O desafio

Um espaço finito, sem dados.

Para Gemma Sánchez, o maior desafio era não ter dados. O espaço é finito e é preciso decidir bem para que se usa. Quando uma equipa dizia que não cabia no seu piso ou que precisava de mais workstations, tinha razão? Não havia dados para o confirmar.

Com as salas acontecia o mesmo. Com mais de 100 salas de reuniões, se alguém dizia que faltavam, eram mesmo precisas? E, se fossem, de que tamanho? Sem dados, estavam um pouco perdidos.

Como trabalhamos

Próximos e flexíveis.

Gemma Sánchez chega muitas vezes com mudanças, ideias ou um desafio que ainda não sabe como apresentar. A equipa da Orpheus procura perceber de que a Roche precisa e ajudar a expressá-lo da melhor forma possível.

O que mudou

O que a medição revelou.

01
Salas colaborativas, trabalho individual
Em 30 % do tempo em que as salas estão ocupadas, lá dentro há uma só pessoa. Talvez não sejam precisas mais salas, mas mais focus booths, e aproveitar melhor o espaço.
02
A capacidade real do edifício
O edifício funciona a 60 % de ocupação. Quando a direção pergunta, a Roche sabe quanta capacidade de crescimento tem.
03
Um dado irrefutável perante a direção
A conversa já não é «acho», «penso» ou «aqui não cabemos», mas «olha, aqui tens o dado». Para a Roche, é o salto estratégico mais importante.

Há cada vez mais empresas no mercado que instalam sensores, mas para mim vocês vão além de “ponho sensores, aqui têm o vosso dashboard”. Todo este acompanhamento que fazem com os relatórios, com poder explicar como se comportam os espaços, para mim faz a diferença.

Gemma SánchezFacility Manager Soft Services & Workplace, RocheTraduzido do espanhol.

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